A gyűjtemény a nagyközönség előtt zárt, azonban egyetemi hallgatók, kutatók, illetve a bogarak iránt érdeklődő más személyek munkanapokon, a gyűjteményvezetővel történt előzetes egyeztetés után látogatást tehetnek a gyűjteményben.
A Bogárgyűjtemény a Magyar Természettudományi Múzeum központi épületének (Budapest, VIII., Baross u. 13.) második emeletén helyezkedik el. A példányok 98 százalékát 40×50 cm méretű, üvegtetejű múzeumi fadobozok (fiókok) őrzik, a fennmaradó 2 százalék átmenetileg kisebb-nagyobb kartondobozokban található. A fiókok kulccsal zárható, fából készült szekrényekben vannak, a nagy szekrényekbe 50, a kisebb "félszekrényekbe" 24 fiók fér. A gyűjteményben összesen 110 nagy és ugyanennyi félszekrény található, a fiókok száma tehát körülbelül 8000. A leltározási rend módja szekrénykataszter.
A Kárpát-medencében gyűjtött anyag el van különítve a világ más részeiről származó anyagtól. E két részen belül a gyűjtemény elrendezése a rendszertani sorrendet követi, illetve a nagyobb családok esetében a fajok a nagy állatföldrajzi régiók szerint vannak csoportosítva. A típusok a meghatározott anyag között találhatók. Csupán a Kaszab Zoltán által 1963 és 1968 között gyűjtött mintegy 170 ezer mongol példány van külön szekrényekben elhelyezve.
A gyűjtemény anyagából bármely időpillanatban mintegy 80 ezer példány kölcsönzés révén a világ különböző részein dolgozó kutatóknál található. Évente 30–50 küldemény kerül külföldre. A kölcsönvételre irányuló kéréseket a gyűjteményvezetőhöz vagy a kurátorok egyikéhez kell címezni. A kölcsönzési idő típusok esetében általában 6 hónap, egyéb anyagok esetében 12 hónap.